Kaum ein anderes Thema beschäftigt die Branche seit Jahren – und 2026 spitzt es sich zu: Viele Catering-Anbieter kalkulieren ihre Preise nicht sauber und nehmen Aufträge „um jeden Preis“ an. Das klingt nach Wachstum, ist aber oft ein stiller Selbstzerstörungs-Plan.

Gleichzeitig steigen die Rahmenkosten nahezu überall: Personal, Energie, Logistik, Miete, Versicherungen, Verpackung, Hygiene-Aufwand, Dokumentation. Der gesetzliche Mindestlohn 2026 ist seit 01.01.2026 auf 13,90 € gestiegen, s. Pressemitteilung von Deutschen Rentenversicherung . Und ganz egal, wie du kalkulierst: Wenn die Basis-Kosten steigen, kann ein Markt nicht dauerhaft „billiger“ werden – ohne dass irgendwo Qualität, Fairness oder Stabilität kaputtgehen.

Wenn du am Ende nur eine Sache mitnimmst, dann diese: Ein Catering ist selten nur Essen. Es ist Planung, Logistik, Timing, Risiko-Management, Qualitätskontrolle – und oft auch Event-Erfahrung. Wer ausschließlich über den niedrigsten Preis verkauft, verkauft häufig genau diese Bausteine weg.

„Zu billig“ im Catering: Woran du es erkennst

Ein günstiger Preis kann völlig legitim sein: schlanke Prozesse, geringe Anfahrt, Standard-Menü, kein Aufbau, keine Sonderwünsche, gute Einkaufsbedingungen, klare Mengenlogik. Problematisch wird es, wenn der Preis so niedrig ist, dass er rein rechnerisch nur möglich ist, wenn mindestens einer dieser Punkte passiert:

• Qualität wird reduziert: billigere Zutaten, mehr Convenience, weniger Frische, kleinere Portionen.
• Service wird „weggelassen“: Setup, Warmhaltung, Kennzeichnung, Puffer, Kommunikation – alles minimal.
• Personal wird unter Druck gesetzt: unrealistische Schichtplanung, zu wenig Kräfte, schlechte Bedingungen.
• Risiko wird ignoriert: keine Reserve, kein Plan B, kein Puffer bei Verspätung oder Mengenänderung.
• Rechnung ist „kreativ“: fehlende Bestandteile tauchen später als Aufpreis auf.

Catering ist eine Branche mit echtem Aufwand. Und Aufwand kostet Geld.

Warum 2026 ein Wendepunkt ist: Kosten steigen und damit auch der „echte“ Mindestpreis

Viele Diskussionen drehen sich um Mehrwertsteuer in der Gastronomie, „was jetzt günstiger werden müsste“ oder darum, dass Anbieter „einfach effizienter“ sein sollen. Effizienz ist wichtig aber sie ersetzt nicht die Realität. Wenn Basiskosten steigen, steigt der Preisboden.

Ein Beispiel: Personalkosten sind nicht nur Stundenlohn

Wie bereits erwähnt, liegt der Mindestlohn seit 01.01.2026 bei 13,90 €.  Aber: Was der Betrieb wirklich trägt, ist mehr als nur „Stundenlohn x Stunden“ – es geht um Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten, Einarbeitung, Teamführung, Planung, Dokumentation. Und im Catering kommt obendrauf: Peaks (Wochenenden/Abende), kurze Zeitfenster, hoher Qualitätsdruck.

Die unsichtbaren Kosten im Catering (die Kund:innen oft nicht sehen)

Viele Menschen vergleichen Catering-Angebote wie einen Warenkorb: „Essen A vs. Essen B“. Das ist nachvollziehbar, aber unvollständig. Denn ein professionelles Catering besteht nicht nur aus Zutaten, sondern aus vielen Arbeitsschritten, die man erst dann bemerkt, wenn sie fehlen oder schiefgehen.

1) Planung & Abstimmung

Wer liefert wann? Wo kann geparkt werden? Gibt es Aufzüge, Security, Pförtner-Zeiten oder Ladezonen? Wer ist Ansprechpartner vor Ort? Wie lange darf der Aufbau dauern? Muss etwas warm gehalten werden?

All das klingt nach „Details“, entscheidet in der Praxis aber oft darüber, ob ein Catering reibungslos läuft, oder chaotisch endet.

2) Hygiene, Prozesse & Dokumentation

HACCP ist kein „nice to have“, sondern Pflicht. Es bedeutet Schulungen, Dokumentation, Material, Reinigungsaufwand und klare Prozesse. Diese Arbeit ist für Kund:innen kaum sichtbar, verursacht aber dauerhaft Kosten. Wer sie nicht einkalkuliert, spart nicht „smart“, sondern riskiert Qualität, Sicherheit und langfristig den eigenen Betrieb.

3) Logistik & Risiko

Berlin beispielsweise ist groß und logistisch anspruchsvoll. Baustellen, Parkdruck, enge Zeitfenster, Altbauten ohne Aufzug, Hinterhöfe oder Sicherheitsbereiche kosten Zeit. Und Zeit ist im Catering ein realer Kostenfaktor.

Hinzu kommen Risiken: kurzfristige Änderungen, mehr Gäste als geplant, Verzögerungen, Reklamationen. Wer dafür keinen Puffer einplant, kalkuliert auf Kante.

Catering Kalkulation: Das einfache Modell, das 90% der Preisfehler verhindert

Es gibt komplexe Kalkulationsmodelle aber am Anfang brauchst du vor allem eine saubere, realistische Basis. Ein Modell, das die heutige Kostenstruktur im Catering abbildet und nicht auf veralteten Annahmen beruht.

Der Knackpunkt: Viele rechnen Wareneinsatz + „ein bisschen Personal“ und vergessen Overhead, Risiko, Nacharbeit, Fehlmengen, Reklamationspuffer. Oder sie setzen Gewinn auf 0, weil „Hauptsache Auftrag“. Das ist keine Preispolitik. Das ist Überleben auf Zeit. 

Warum die klassische Faktorkalkulation heute nicht mehr funktioniert

Früher wurde in der Gastronomie häufig mit einer sogenannten Faktorkalkulation gearbeitet, zum Beispiel: Einkaufspreis × 3 oder × 4 (300–400 %). Diese Methode stammt aus einer Zeit, in der der Wareneinsatz der größte Kostenblock war. Personal war vergleichsweise günstig, Energiepreise niedrig und der organisatorische Aufwand deutlich geringer.

Diese Logik hat sich grundlegend verändert.
Heute ist in vielen Catering-Betrieben nicht mehr der Wareneinsatz, sondern das Personal der teuerste Kostenfaktor. Produktion, Vorbereitung, Packen, Logistik, Kommunikation und Nachbereitung verursachen deutlich höhere Personalkosten als früher. Zwei Gerichte mit identischem Wareneinsatz können völlig unterschiedliche Gesamtkosten haben - je nachdem, wie arbeitsintensiv sie sind.

Wer heute noch mit einer reinen Faktorkalkulation arbeitet, kalkuliert an der Realität vorbei.

Deckungsbeitragskalkulation im Catering: Warum sie heute entscheidend ist

Der zentrale Fehler vieler Catering-Kalkulationen ist, dass sie sich zu stark auf den Wareneinsatz konzentrieren. Dabei beantwortet der Wareneinsatz nur eine Frage:

Was kostet mich das Catering oder das Essen?

Er beantwortet aber nicht die entscheidende Frage:
Lohnt sich dieser Auftrag überhaupt?

Genau hier kommt der Deckungsbeitrag ins Spiel.

Der Deckungsbeitrag zeigt, wie viel Geld nach Abzug aller variablen Kosten übrig bleibt, um:

• Fixkosten zu decken (Miete, Verwaltung, Energie, Versicherungen)

• unternehmerisches Risiko abzufangen

• und am Ende einen Gewinn zu erzielen

Im Catering ist das besonders wichtig, weil jede Speise nicht nur Zutaten kostet, sondern auch Zeit, Organisation und Logistik. Zwei Gerichte mit gleichem Wareneinsatz können völlig unterschiedliche Personalkosten verursachen und damit einen völlig unterschiedlichen Deckungsbeitrag.

Rechenbeispiel: Warum ein Auftrag mit gutem Umsatz trotzdem Verlust machen kann

Ein einfaches Beispiel aus der Praxis:
Ein Catering für 50 Personen
Verkaufspreis: 25 € pro Person
→ Gesamtumsatz: 1.250 €

Variable Kosten:

• Wareneinsatz: 7 € × 50 = 350 €

• Personal (Produktion, Vorbereitung, Packen, Lieferung):
  10 Stunden × 25 € = 250 €

• Logistik & Verpackung: 120 €

Variable Gesamtkosten:
350 € + 250 € + 120 € = 720 €

Deckungsbeitrag:
1.250 € – 720 € = 530 €

Diese 530 € müssen jetzt noch:

• Miete

• Strom & Energie

• Verwaltung & Buchhaltung

• Versicherungen

• Ersatz & Abschreibung von Equipment

• Unternehmerlohn

• Rücklagen

• Gewinn

decken.

Wenn die Fixkosten pro Auftrag bei z. B. 500 € liegen, bleiben am Ende 30 € Gewinn.

Wenn sie höher liegen, ist der Auftrag trotz „guter Marge auf dem Essen“ ein Verlustgeschäft.

Das zeigt: Ein voller Auftrag ist nicht automatisch ein guter Auftrag.

Die einfache Deckungsbeitrags-Formel (ohne BWL)

Vereinfacht kannst du dir den Deckungsbeitrag so merken:

Deckungsbeitrag = Verkaufspreis – alle variablen Kosten

Variable Kosten sind alle Kosten, die nur entstehen, weil dieser Auftrag stattfindet, zum Beispiel:

• Lebensmittel

• direktes Personal

• Verpackung

• Lieferung & Transport

• projektbezogene Mieten oder Technik

Was danach übrig bleibt, entscheidet darüber, ob dein Betrieb langfristig überlebt oder nur beschäftigt ist.

Praxis-Anleitung: So kalkulierst du den Deckungsbeitrag richtig

Schritt 1: Verkaufspreis festlegen
Pro Person oder als Paket – realistisch, nicht aus dem Bauch heraus.

Schritt 2: Wareneinsatz sauber rechnen
Inklusive Verschnitt, Gewürze, Beilagen und realistische Portionsgrößen.

Schritt 3: Personalzeit ehrlich erfassen
Nicht nur „Kochzeit“, sondern:

• Vorbereitung

• Produktion

• Packen

• Lieferung

• ggf. Aufbau & Nachbereitung

Schritt 4: Logistik & Zusatzkosten addieren
Fahrzeit, Kilometer, Verpackung, Equipment-Verschleiß.

Schritt 5: Deckungsbeitrag berechnen
Verkaufspreis minus alle oben genannten Kosten.

Schritt 6: Realität checken
Reicht der Deckungsbeitrag, um Fixkosten, Risiko und Gewinn zu tragen?
Wenn nicht, ist der Preis zu niedrig – egal, wie attraktiv er für den Kunden wirkt.

Genau deshalb ist es wichtig, Aufträge nicht nur nach Umsatz, sondern nach ihrem tatsächlichen Deckungsbeitrag zu bewerten. Ein strukturierter Catering Kostenrechner kann dabei helfen, Fehlkalkulationen früh zu erkennen. 

Viele Caterer wundern sich, warum sie trotz voller Auftragsbücher kaum Geld verdienen. Die Antwort liegt selten im Marketing – sondern fast immer in der Kalkulation. Wer seinen Deckungsbeitrag nicht kennt, arbeitet im Blindflug.

Was gehört in den Overhead?

• Miete, Strom, Wasser, Versicherung
• Admin/Office (Angebote, Rechnungen, Buchhaltung, Kundenservice)
• Hygiene, Schulungen, Reinigungsaufwand, Wartung
• Verpackung, Labeling, Tools, Software, Website
• Abschreibung / Ersatz für Equipment, Fahrzeuge, Küche

Overhead fühlt sich „unsichtbar“ an – aber er ist real. Wer ihn nicht kalkuliert, kalkuliert sich selbst weg.

Für Gründer:innen: Warum „Preis niedrig“ kein Markteintritts-Hack ist

Wenn du neu in der Gastronomie oder im Catering startest, ist der Reflex verständlich: „Ich muss günstiger sein, um reinzukommen.“ Das kann kurzfristig funktionieren aber es baut die falsche Kundschaft und die falschen Prozesse auf.

Das typische Gründer-Problem

• Du unterschätzt Zeit (Produktion, Packen, Kommunikation, Lieferung).
• Du unterschätzt Risiko (Änderungen, No-Show, Stau, falsche Mengen).
• Du unterschätzt Overhead (Miete, Tools, Hygiene, Buchhaltung).
• Du unterschätzt, wie sehr Qualität von Personal & Struktur abhängt.

Wenn du eine schnelle Orientierung brauchst, nutze (wie bereits oben erwähnt) unseren Catering-Kostenrechner: Dort siehst du typische Preisspannen nach Gästezahl und welche Faktoren den Preis wirklich treiben.

Für Kund:innen: Warum „günstig“ im Catering oft teurer endet

Wenn du als Kunde budgetverantwortlich bist (Office Management, HR, Assistenz, Procurement), ist Preisvergleich Teil deines Jobs. Und ja: Es gibt Situationen, in denen günstiger völlig okay ist, z. B. standardisierte Lunch-Lieferung ohne Aufbau.

Aber: Sobald dein Anlass auch nur ein bisschen „Event“ ist (Timing, Gäste, Wirkung, Setup, Allergene, mehrere Bereiche), ist das Risiko bei einem „zu günstigen“ Anbieter meist nicht der Geschmack, sondern der Ablauf.

Was Kund:innen bei Billigpreisen häufig erst am Event-Tag merken

• Lieferfenster ist nicht realistisch geplant (kein Puffer, keine Kenntnis der Location).
• Portionslogik ist knapp (alle werden „irgendwie“ satt, aber es reicht nicht für den Anlass).
• Keine saubere Kennzeichnung (Allergene/Diäten werden unsicher).
• Setup wirkt improvisiert (Karton-Optik statt Event-Feeling).
• Erreichbarkeit ist schwach (wenn es brennt, kommt keine schnelle Lösung).

Catering Preise in Berlin: Warum Logistik & Timing hier extra zählen

Berlin ist nicht nur „eine Stadt“. Berlin ist viele kleine Logistikwelten: Altbau ohne Aufzug, Hinterhof mit schmaler Zufahrt, Bürokomplex mit Security, Messe-Umfeld, Filmset mit wechselnden Spots. Genau deshalb ist ein realistischer Preis in Berlin oft stärker von Logistik geprägt als in kleineren Städten.

Wenn du im Zentrum planst, kann eine lokale Erfahrung Gold wert sein – z. B. über Catering in Berlin-Mitte. Oder du brauchst Formate, die planbar, portionierbar und stabil sind, wie Fingerfood Catering.

Für größere Anlässe, bei denen Atmosphäre & Ablauf zählen, ist häufig ein strukturiertes Setup sinnvoll, hier hilft Event Catering oder für Feiern Partyservice.

Warum Produktionen & Filmsets zeigen, wie unrealistisch Billigpreise sind

Film- und Crew-Catering ist ein gutes Beispiel, weil dort die „versteckten Kosten“ sofort sichtbar werden: wechselnde Calltimes, lange Tage, spontane Änderungen, besondere Diäten, harte Zeitfenster und echte Verantwortung.

Ein Set braucht Energie, Fokus und Zuverlässigkeit – nicht nur „irgendwas zu essen“. Genau deshalb gibt es spezialisierte Lösungen wie Filmcatering. Genau deshalb sind Dumpingpreise in diesem Segment besonders riskant: Wenn es schiefgeht, leidet die gesamte Produktion.

An Mitbewerber: Verkaufen ist wichtig – aber Kalkulation ist Überleben

Ich kenne das Spiel. Aufträge sind kurzfristig, Konkurrenz ist groß, Kund:innen vergleichen schnell und manchmal fühlt es sich so an, als müsse man „nur noch günstiger“ sein, um überhaupt mitzuspielen.

Aber: Wer unterhalb der wirtschaftlichen Realität verkauft, gewinnt nicht, er verschiebt nur den Zeitpunkt, an dem es knallt. Entweder in Form von Insolvenz, Burnout, Personalproblemen, Qualitätsverlust, Reklamationen oder schlicht: Liquiditätsloch.

Wer heute sauber kalkuliert, kann auch sauber liefern. Und wer sauber liefert, baut Kunden, die nicht nur nach „billig“ kaufen – sondern nach Vertrauen.

Checkliste: 15 Fragen, die einen „zu günstigen“ Catering-Preis entlarven 

Diese Fragen sind bewusst neutral formuliert. Du kannst sie als Kunde in eine Anfrage kopieren oder als Anbieter intern nutzen, um Angebote vergleichbar zu machen.

A) Leistung & Umfang

• Ist es nur Lieferung – oder inkl. Aufbau/Anrichten/Warmhaltung?
• Ist Equipment enthalten (Zangen, Platten, Chafing Dishes, Warmhalteboxen)?
• Ist Kennzeichnung (Allergene/Diäten) enthalten?

B) Timing & Risiko

• Gibt es ein festes Lieferfenster oder nur „irgendwann“?
• Wie wird Puffer für Aufzug/Security/Wege eingeplant?
• Wer ist Ansprechpartner am Event-Tag (Telefon)?

C) Qualität & Mengenlogik

• Wie wird die Portionsgröße definiert (pro Person/pro Stück/pro Platte)?
• Wird frisch am Tag produziert?
• Welche Zutatenqualität ist Standard (Saisonalität, Handwerk, Convenience-Anteil)?

D) Änderungen & Transparenz

• Bis wann kann die Gästezahl angepasst werden?
• Welche Kosten können nachträglich dazukommen (Etage, Wege, Wartezeit, Zusatz-Equipment)?
• Wie ist Storno geregelt?

Wenn du Zahlen brauchst: schnelle Orientierung statt Bauchgefühl

Viele Preisdiskussionen entstehen, weil alle im Nebel arbeiten: Kund:innen wollen Budget-Sicherheit, Anbieter müssen Aufwand einschätzen. Eine schnelle, transparente Orientierung kann hier viel Stress rausnehmen.

Dafür haben wir unseren Catering-Kostenrechner gebaut: Du bekommst in kurzer Zeit ein Gefühl, wie sich Gästezahl, Speisenart, Logistik und Zusatzleistungen auf den Preis auswirken. (Und du siehst auch, warum ein „super günstiger“ Preis oft nur funktioniert, wenn etwas Entscheidendes fehlt.)

Fazit: Faire Preise schützen Qualität, Menschen und den Markt

2026 ist nicht das Jahr, in dem Catering „günstiger“ werden kann. Es ist eher das Jahr, in dem die Branche entscheiden muss, was sie sein will: reiner Preiswettbewerb mit Qualitätsverlust oder professionelle Dienstleistung mit fairen Bedingungen und echter Verantwortung.

Wenn du Anbieter bist: Kalkuliere so, dass du liefern kannst - auch wenn es schwierig wird. Wenn du gründest: Bau Prozesse, die dich nicht kaputt machen. Und wenn du Kunde bist: Vergleiche nicht nur den Preis, sondern das Gesamtpaket. Denn am Ende zählt nicht der billigste Moment, sondern ob dein Event reibungslos läuft und ob du dich auf deinen Partner verlassen kannst.

Wenn du in Berlin planst und ein passendes Format suchst: Für kommunikative Setups ist Fingerfood oft der stabilste Einstieg. Für Feiern lohnt sich Partyservice. Für anspruchsvollere Anlässe ist Event Catering ideal. Und wenn es wirklich „Produktion“ ist: Filmcatering.