Warum viele Caterings Startups scheitern und wie Profis es verhindern

„Wir machen Catering“ klingt nach einem simplen Geschäftsmodell. In Wahrheit ist Catering eine der anspruchsvollsten Mischformen aus Küche, Logistik, Personalplanung und Vertrieb – mit einem extra Bonus: Fehler sind live. Du kannst nichts „nachschicken“ wie im E-Commerce, nichts „nochmal neu kochen“ wie im Restaurant, und du hast selten eine zweite Chance beim gleichen Kunden.

Genau deshalb scheitern viele, die ein Catering Unternehmen gründen – nicht unbedingt, weil sie schlecht sind. Sondern weil die Branche gnadenlos ist, wenn die Basics fehlen: saubere Kalkulation, klare Prozesse, realistische Preise, Teamführung, verlässliche Lieferfähigkeit.

In diesem Artikel bekommst du die häufigsten Ursachen für das Scheitern und direkt daneben die Profi-Lösung: Was erfolgreiche Caterer anders machen, wenn sie ein Catering Business aufbauen oder ein bestehendes Geschäft stabilisieren.

1) Der häufigste Irrtum: „Gutes Essen reicht“

Viele, die eine Catering Firma gründen, kommen aus der Küche oder aus dem privaten Umfeld: Freunde feiern das Essen, die erste Anfrage kommt über Empfehlungen, man liefert ein paar Platten  und plötzlich ist da die Idee: „Warum nicht professionell? Warum nicht ein Geschäft daraus machen?“

Das Problem: Catering ist nicht die Fortsetzung von Kochen – Catering ist die Fortsetzung von Produktion unter Bedingungen. Zeitfenster, Transportwege, Equipment, Temperaturen, Allergene, Sprachkennzeichnung, Ansprechpartner vor Ort, Zugang, Aufbau, Abbau, Abfall, Rechnungslogik. Wenn du all das nicht planst, frisst es dich auf.

Profi-Mechanik: Produkt statt Gericht denken

Profis denken in Produkten, nicht in Gerichten. Ein Produkt ist definiert durch:

• Portionierung: Was ist eine Portion, wie sieht sie aus, wie wird sie verpackt?
• Reproduzierbarkeit: Schmeckt es bei 20, 80 und 200 Portionen gleich?
• Haltbarkeit: Wie lange ist die Qualität stabil – auch unterwegs?
• Handling: Kann man es im Stehen essen, ohne Chaos? Wie schnell ist Nachschub möglich?
• Kalkulierbarkeit: Ist der Wareneinsatz konstant, oder schwankt er zu stark?

Wenn du diese Punkte sauber definierst, wird aus „leckeres Essen“ ein tragfähiges Catering Business.

2) Keine echte Kalkulation und am Ende kein Gewinn

Der schnellste Weg, ein Catering-Unternehmen zu gründen und trotzdem zu scheitern, ist eine „gefühlte“ Kalkulation. Viele rechnen mit einem groben Bauchgefühl: „Wareneinsatz vielleicht 30 %, Personal kriegen wir schon hin.“ Und dann kommen Realität und Skalierung.

Im Catering entstehen Kosten nicht nur in der Küche. Ein Angebot ist immer ein Paket aus: Produktion + Logistik + Service + Equipment + Risiko + Overhead (Miete, Verwaltung, Tools, Marketing, Buchhaltung, Reparaturen). Wenn du nur den Wareneinsatz siehst, sieht alles profitabel aus – bis du das erste Mal mehrere Aufträge parallel umsetzt.

Profi-Mechanik: Drei Kalkulationsebenen statt „eine Zahl“

• Artikel-Kalkulation: Wareneinsatz pro Portion inkl. Schwund, Verpackung, Garnitur.
• Event-Kalkulation: Personalstunden, Fahrt, Equipment, Aufbau/Abbau, Lieferfenster, Risiko.
• Monats-Kalkulation: Fixkosten + Mindestumsatz + Puffer (Saisonalität, Ausfälle, Reklamationen).

Wenn du diese Ebenen sauber trennst, wird es planbar und du erkennst schnell, welche Produkte sich lohnen und welche dich in den Ruin arbeiten.

3) Preise aus Angst: „Erst mal billig, dann später hoch“

Beim Catering Service ist die Preisfrage oft emotional. Man will nicht „zu teuer“ sein, man will nicht verlieren, man will den Auftrag. Viele starten mit Dumpingpreisen, um Referenzen zu sammeln und merken später: Die falschen Kunden bleiben, die richtigen kommen nicht.

Das Problem ist nicht nur die Marge, sondern die Dynamik: Niedrige Preise ziehen häufig Projekte an, die besonders anspruchsvoll sind, aber wenig Budget haben. Das erzeugt Stress, Fehler, Reklamationen und am Ende schlechte Bewertungen – also genau das Gegenteil von Wachstum.

Profi-Mechanik: Klarer Fokus statt „alles für alle“

Profis definieren früh, wofür sie stehen. Beispiel:

• Business-Fokus: planbar, zuverlässig, process-driven, starke Kommunikation.
• Event-Fokus: Experience, Design, Timing, Servicequalität.
• Produkt-Fokus: z. B. Bowls/Lunch, Fingerfood, Buffet, vegetarisch/vegan.

Wenn du dich positionierst, entsteht Preissicherheit. Und wenn du Preissicherheit hast, entsteht Qualität. Genau so wird aus einem Catering Startup ein Unternehmen, das wachsen kann

4) Keine Prozesse – jedes Event ist ein neues Experiment

Viele Catering-Startups fühlen sich an wie Impro-Theater: Irgendwie klappt es, aber niemand kann erklären, warum. Solange du 1–2 kleine Aufträge pro Woche machst, geht das vielleicht. Aber sobald du wachsen willst, wird Improvisation teuer.

Catering ist eine Kette: Einkauf → Produktion → Verpackung → Kommissionierung → Transport → Übergabe/Aufbau → Abholung/Abbau → Reinigung. Wenn an einer Stelle etwas fehlt, kippt das System.

Minimal-Set an SOPs (Standardprozesse), die jedes Catering braucht

• Annahmeprozess: Welche Infos brauchst du zwingend, bevor du zusagst? (Adresse, Etage, Aufzug, Slot, Ansprechpartner)
• Produktionsplan: Was wird wann produziert – inklusive Puffer für Störungen?
• Packliste: Food, Non-Food, Allergene, Etiketten, Tools, Ersatzteile.
• Übergabe: Foto + Check + Unterschrift/Bestätigung (auch digital möglich).
• Retourenprozess: Was kommt zurück, was wird gereinigt, was muss nachbestellt werden?

Wenn du diese Basics hast, wirkt dein Startup automatisch „größer“ und professioneller, obwohl du vielleicht noch ein kleines Team bist.

5) Logistik unterschätzt – und dann entscheidet der Verkehr über deine Marke

Ein weiterer Klassiker: Logistik wird als „Fahrt“ betrachtet. In Wahrheit ist Logistik der Moment, in dem deine Küche die Kontrolle abgibt. Und genau hier passieren die Fehler, die Kunden wirklich merken: zu spät, unvollständig, falsche Reihenfolge, fehlendes Equipment.

Profi-Mechanik: Logistik als eigenes Produkt

Profis planen Logistik wie ein Produkt mit klaren Standards:

• Slot-Logik: Realistische Lieferfenster, die du auch bei Störungen halten kannst.
• Routenplanung: Nicht „Google Maps kurz vorher“, sondern mit Puffer & Alternativen.
• Kommissionierung: 2-Personen-Check (oder Scan-Check), bevor das Fahrzeug zugeht.
• Equipment-Sicherheit: Ersatzteile (Kabel, Klebeband, Reinigungsmaterialien, Besteck, Etiketten, Handschuhe).

6) Personal: Aushilfen sind kein System

Wer ein Catering Business startet, versucht oft alles selbst zu machen und holt sich „hier und da“ Hilfe. Das ist normal. Das Problem ist: Wenn Hilfe nicht geführt wird, ist sie kein Hebel, sondern ein Risiko.

Viele scheitern nicht, weil sie keine Leute finden, sondern weil sie kein Setup haben, in dem Menschen zuverlässig liefern können. Keine klaren Rollen, kein Training, keine Standards, keine Verantwortlichkeiten.

Profi-Mechanik: Rollen & Verantwortung – nicht „Mitarbeiter“

• Produktion: klare Stationen (Prep, Warm, Kalt, Verpackung).
• Kommissionierung: Packliste & Qualitätscheck.
• Logistik: Übergabe, Zeitplan, Kundenkontakt, Rücknahme.
• Lead vor Ort: eine Person mit Entscheidungskompetenz (nicht „alle irgendwie“).

Und ja: Mit steigenden Lohnkosten (Stichwort Mindestlohn 2026) wird Führung wichtiger, nicht unwichtiger. Wer seine Prozesse nicht im Griff hat, kann steigende Personalkosten nicht „wegarbeiten“.

7) Der Angebotsfehler: Zu viel Auswahl, zu wenig Klarheit

Viele, die ein Catering Service gründen, wollen es dem Kunden „leicht machen“ und schicken dann Angebote mit 25 Positionen, 6 Optionen, 4 Menüs und 3 Preismodellen. Das wirkt fleißig, ist aber oft kontraproduktiv: Kunden sind überfordert, vergleichen falsch, oder entscheiden gar nicht.

Profi-Mechanik: 3 klare Pakete + eine sinnvolle Anpassung

Profis arbeiten häufig mit einer einfachen Logik:

• Basis: funktional, sauber kalkuliert, klare Menge.
• Standard: bestes Preis-Leistungs-Verhältnis, „Default“.
• Premium: Upgrade, das man versteht (mehr Service, bessere Produkte, mehr Erlebnis).

Ergänzt durch: „Wir passen dir das an, wenn du uns Ziel, Budget und Rahmen gibst.“ Das wirkt kompetent und spart Zeit.

8) Qualität ist kein „Gefühl“ – Qualität ist ein System

Im Catering wird Qualität oft mit Geschmack verwechselt. Geschmack ist wichtig, aber Qualität ist größer: Temperatur, Frische, Textur, Präsentation, Vollständigkeit, Kennzeichnung, Pünktlichkeit, Kommunikation.

Wenn du Qualität nicht messbar machst, ist sie Zufall. Und Zufall ist der schnellste Weg zu Reklamationen.

Das klingt banal – ist aber der Unterschied zwischen „wir hoffen, es passt“ und „wir wissen, es passt“.

9) Zu früh skalieren: Mehr Aufträge sind nicht automatisch mehr Gewinn

Viele Teams erleben das gleiche Muster: Sobald Anfragen steigen, sagen sie zu allem Ja. Mehr Umsatz fühlt sich nach Wachstum an. In Wahrheit ist es oft nur mehr Komplexität und damit mehr Fehler.

Profi-Mechanik: Skalierung in Stufen

• Stufe 1: 1–2 Formate perfektionieren (z. B. Business Lunch + Fingerfood Catering).
• Stufe 2: Team & Logistik stabilisieren (Rollen, Checklisten, Packlogik).
• Stufe 3: Kapazität erhöhen (Equipment, Lager, Partner, zweite Route).
• Stufe 4: Sortiment erweitern (nicht vorher).

So bleibt dein Unternehmen steuerbar und du wächst kontrolliert statt chaotisch.

10) Marketing ohne Fundament: Reichweite kann dich sogar kaputt machen

Content-Marketing und Social Media können dein Baby schnell sichtbar machen. Das ist gut, wenn du liefern kannst. Wenn nicht, beschleunigt Reichweite nur die Probleme: zu viele Anfragen, falsche Kunden, Preisdiskussionen, Overload.

Profis nutzen Marketing, um die richtigen Anfragen zu bekommen und nicht möglichst viele. Das heißt: klare Zielgruppen, klare Aussagen, klare Mindestbedingungen (Mindestbestellwert, Vorlauf, Liefergebiet).

Profi-Mechanik: Autorität über Inhalte – aber mit Branchenfokus

11) Sales-Prozess & CRM: Ohne System bleibt Wachstum Zufall

Viele unterschätzen beim Gründen den Sales-Prozess komplett. Man denkt: „Anfragen kommen schon rein, dann schreiben wir Angebote.“ In der Praxis ist genau das der Punkt, an dem ein Geschäft entweder professionell wächst – oder im Chaos versinkt.

Ein sauberer Sales-Prozess bedeutet: Du behandelst Anfragen nicht wie einzelne „Jobs“, sondern wie eine Pipeline, die du aktiv steuerst. Und dafür brauchst du ein System, das dir Klarheit gibt – nicht noch mehr Zettel, WhatsApp-Notizen und lose Excel-Listen.

Ein professionelles CRM (Customer-Relationship-Management) wie z. B. HubSpot kann hier ein echter Gamechanger sein. Wir nutzen HubSpot selbst, weil es uns hilft, Kundenkontakte sauber zu organisieren, Follow-ups zuverlässig zu setzen und vor allem: Daten zu messen. Wichtig: Das ist keine bezahlte Werbung – einfach ein Profitipp aus der Praxis.

Was ein CRM dir konkret bringt:

• Zentrale Kundendaten statt Chaos: Ansprechpartner, Standorte, Rechnungsinfos, Präferenzen, letzte Bestellungen – alles an einem Ort.

• Follow-ups, die wirklich passieren: Erinnerungen, Aufgaben, automatische Sequenzen – du vergisst weniger und bist schneller.

• Angebote & Deal-Stages: Du siehst sofort, wo du gerade stehst: Anfrage → qualifiziert → Angebot raus → Nachfassen → Abschluss.

• Messbare Zahlen statt Bauchgefühl:

  • Wie viele Anfragen kommen rein?

  • Wie viele werden qualifiziert?

  • Wie viele Angebote führst du wirklich nach?

  • Was ist deine Abschlussquote?

  • Wo verlierst du Kunden – am Preis, am Timing, am Angebot?

• Vergleichen & verbessern: Wenn du deine Zahlen kennst, kannst du optimieren wie ein Profi: bessere Angebotsstruktur, bessere Follow-up-Logik, bessere Priorisierung.

Ja: Ein CRM aufzubauen kostet Zeit, und ja: Es kostet auch Geld. Aber genau diese Investition spart dir hinten raus extrem viel Kopfschmerzen, weil du nicht mehr im Reaktionsmodus läufst. Du bekommst Struktur, Übersicht und eine Sales-Maschine, die auch dann funktioniert, wenn es stressig wird. Und genau das macht in der Catering-Branche oft den Unterschied zwischen „viel Arbeit“ und „profitables Wachstum“.

12) Marketing: Du kannst schnell wachsen oder dich schnell verbrennen

Marketing ist im Catering ein zweischneidiges Schwert. Wenn du es sauber machst, baust du dir eine stabile Pipeline auf. Wenn du es planlos machst, verbrennst du Geld und zwar schneller, als du denkst.

Gerade bei bezahlten Kanälen wie Google Ads glauben viele: „Mehr Budget = mehr Anfragen.“ Das stimmt so nicht. Wenn Kampagnen schlecht strukturiert sind, Keywords falsch gewählt sind oder Landingpages nicht konvertieren, kaufst du dir im Zweifel nur teuren Traffic oder falsche Anfragen, die nicht zu dir passen. Das Geld ist dann weg, aber die Arbeit bleibt.

Deshalb gilt beim bezahlten Marketing:

• Nicht willkürlich schalten. Ads brauchen Struktur (Kampagnenlogik, Zielgruppen, Keywords, Anzeigen, Landingpages).

• Hole dir Profis an Bord oder verstehe es selbst. Am besten beides. Denn es geht um viel Geld, das man sonst „leise“ verbrennt.

• Rechne Marketingkosten realistisch ein. Wer Ads nutzt, muss das in seine Preise einkalkulieren. Sonst arbeitest du am Ende für die Plattform – nicht für dein Unternehmen.

Mindestens genauso wichtig ist organisches Wachstum, weil es dich unabhängiger macht und langfristig stabilisiert:

• SEO / KI-Suche: Sauber strukturierte Inhalte, die echten Mehrwert liefern und den Kunden abholen bringen nachhaltig Sichtbarkeit.

• Empfehlungen: In Catering ist Vertrauen alles. Ein sauberer Prozess + verlässliche Umsetzung erzeugen Weiterempfehlungen fast automatisch.

• Social Media: Nicht als Selbstdarstellung, sondern als Vertrauensträger: Einblicke, Setups, Abläufe, Team, Kundenstimmen, Vorher/Nachher.

• E-Mail / Bestandskundenpflege: Viele Caterer unterschätzen, wie viel Umsatz in wiederkehrenden Firmenkunden steckt – gerade in ruhigen Phasen.

Und jetzt kommt der Part, den viele erst zu spät lernen: Catering ist saisonal. Es gibt „tote Zeiten“ und die kommen sicher. Das erste Quartal ist oft ruhiger, Ferienzeiten drücken Nachfrage und Budgets werden verschoben. Genau in diesen Phasen zeigt sich, ob du nur von spontanen Anfragen abhängig bist oder ob du dir über Monate eine stabile Pipeline aufgebaut hast.

Die beste Strategie ist deshalb nicht „ein Kanal“, sondern ein gesunder Mix:
Paid (kontrolliert & messbar) + Organic (SEO/KI, Social, Empfehlungen) + Bestandskunden (Wiederholung & Planbarkeit).
So entsteht ein Marketing-Setup, das nicht nur Umsatz bringt, sondern Stabilität – und das ist im Catering mindestens genauso wichtig wie Wachstum.

FAQ: Häufige Fragen rund um Startup Catering & Catering gründen

Was ist der häufigste Grund, warum ein Startup Catering scheitert?

Meistens ist es nicht die Küche, sondern das Setup: fehlende Kalkulation, fehlende Prozesse, unklare Verantwortung und zu frühes Wachstum. Wenn du ein Startup Catering Business wie ein echtes Unternehmen führst (Zahlen, Standards, Rollen), sinkt das Risiko massiv.

Wie viel Startkapital braucht man, um ein Catering-Unternehmen zu gründen?

Das hängt vom Format ab (Liefer-Catering vs. Full-Service). Viele unterschätzen Equipment, Verpackung, Kühlung, Transport, Lager, Genehmigungen und Puffer. Entscheidend ist nicht nur die Summe, sondern die Frage: Wie lange hältst du ohne Perfekt-Monat durch?

Welche Produkte eignen sich besonders für ein Startup Catering Business?

Produkte mit guter Reproduzierbarkeit, stabiler Qualität, einfacher Portionierung und sauberem Handling: z. B. Fingerfood-Formate, Bowl- oder Lunch-Konzepte, modulare Buffets. Wenn du erst mal lieferst, ist „kompliziert“ selten dein Freund.

Wie vermeidet man Reklamationen im Catering am effektivsten?

Mit einem System: klare Packlisten, 2-Schritt-Check, saubere Kennzeichnung, Temperatur-Logik und verlässliche Übergabe. Reklamationen entstehen oft nicht aus dem Essen – sondern aus fehlenden Komponenten, falschen Mengen oder unsauberer Kommunikation.

Fazit: Catering gründen heißt Unternehmer sein – nicht nur kochen

Wer ein Catering-Unternehmen gründen will, sollte sich nicht von der Oberfläche täuschen lassen. Ja, gutes Essen ist Pflicht. Aber Wachstum entsteht durch das, was viele nicht sehen: Kalkulation, Standards, Teamführung, Logistik und ein Angebotssystem, das Klarheit schafft.

Wenn du diese Punkte ernst nimmst, baust du kein „Catering-Projekt“ – du baust ein stabiles Catering Business. Und genau das ist der Unterschied zwischen kurzfristigem Umsatz und einem Unternehmen, das langfristig besteht.