Erfahrungsbericht: Modulares Event-Catering für die Hertie School Berlin

Für ein akademisches Top-Event an der renommierten Hertie School of Governance in Berlin realisierten wir ein mehrstufiges Foodstation-Catering mit logistisch durchdachter Versorgung auf mehreren Etagen. Ziel war es, Gäste aus Wissenschaft, Politik und Verwaltung in unterschiedlichen Raumsettings gleichermaßen hochwertig zu versorgen – angepasst an Raumgröße, Zeitpläne und Besucherströme. Modulares Catering bedeutet richtiges Timing, durchdachte Planung und Kommunikation mit allen Beteiligten. In unserem Erfahrungsbericht zeigen wir, wie wir es geschafft haben.

Ausgangslage: Viel Raum, wenig Zeit

Die Herausforderung war komplex: Die Hochschule plante ein mehrstündiges Event mit parallelen Programmpunkten auf verschiedenen Ebenen des Campus. Unsere Aufgabe: simultanes Etagen-Catering bei minimaler Störung des Veranstaltungsflusses. Erforderlich war dabei ein exakt getakteter Ablauf, der sich flexibel an wechselnde Programmpunkte anpasste – inklusive Auf- und Abbauzeiten sowie Personaleinsatz.

Das Food-Konzept: Vielfalt, Mobilität & Timing

• Unterschiedliche Food- & Buffetstationen pro Etage: Salate, Fingerfood, warme Speisen, vegetarische Optionen
• Getränkestationen & Dessert-Tresen abgestimmt auf Raumfrequenz
• Aufbau-, Befüllungs- & Abbauzeiten je Raum exakt abgestimmt
• Zentrale Nachversorgung & mobile Teams für leise, effiziente Betreuung

Der Fokus lag nicht nur auf Vielfalt, sondern auch auf Effizienz: Unsere Speisen waren so konzipiert, dass sie auch bei hohen Frequenzen frisch, ansprechend und temperaturstabil blieben. Durch vorbereitete Komponenten und dezentrale Ausgabepunkte konnten Wartezeiten deutlich reduziert werden.

Live-Logistik: Planung trifft Funkkoordination

Unser Team nutzte eine digitale Ablaufplanung mit festen Zeitslots, Laufplänen und Funkkoordination zur Echtzeitabstimmung. Dabei wurden alle Cateringbewegungen synchron mit dem Programm abgestimmt:

• Equipment- und Personalverteilung vor Veranstaltungsbeginn
• Anlieferung über verschiedene Zonen
• Aufteilung der Speisen auf die jeweiligen Ebenen
• Pünktliche Nachbefüllung während der Pausen

So konnten wir für jede Etage den perfekten Moment treffen – ohne laufende Vorträge oder Diskussionen zu stören. Diese geräuschlose Präsenz war für den akademischen Rahmen essenziell.

Serviceerlebnis: Präsenz ohne Störung

Besonders hervorgehoben wurde die unaufdringliche, aber stete Verfügbarkeit unseres Serviceteams. Dank klar definierter Aufgaben und einer zentralen Projektleitung war jederzeit klar, wer wofür zuständig ist. Dies ermöglichte schnelle Reaktionen bei Nachfragen, kleinere Änderungen und spontane Unterstützung des Veranstalters vor Ort.

Feedback & Ergebnis: Strukturierter Genuss mit akademischer Note

Die Feedbacks der Besucher und Organisatoren waren durchweg positiv. Die vielfältige Auswahl, die schnelle Verfügbarkeit und das dezente Serviceteam wurden besonders hervorgehoben. Auch die optische Integration der Foodstationen in die moderne Campusarchitektur wurde vielfach gelobt.

Unsere modulare Herangehensweise erlaubte es, jede Etage als eigenen kulinarischen Raum zu gestalten und dennoch das Gesamtbild stimmig zu halten. Die Verbindung aus akademischer Professionalität und gastronomischer Raffinesse machte diesen Auftrag zu einem Referenzprojekt für Eventcatering im Hochschulkontext.

Fazit: Eventcatering mit System & Feingefühl

Veranstaltungen mit vielen parallelen Räumen brauchen Struktur, Timing – und ein Team, das auch in Stressmomenten freundlich und lösungsorientiert bleibt. Genau das hat unser Hertie-Projekt gezeigt: Durchdachte Logistik, kulinarischer Anspruch und präzise Ausführung machen aus akademischen Events erlebbare Gastfreundschaft.